هر سند، در جای خودش از ورود تا خروج
یک حوزه را برگزینید تا فقط اسناد همان مرحله را ببینید. هر سند به فرایندی که در آن به کار می‌رود پیوند دارد.
برای یک کار مشخص، همه اسنادش یکجا
فرم خوب، کار را کوتاه‌تر می‌کند نه طولانی‌تر
هر فرم می‌گوید چه داده‌ای، از چه کسی، در کدام گام و با تأیید چه کسی گرفته می‌شود. چک‌لیست می‌گوید هیچ گامی جا نیفتد؛ نامه و قرارداد، تصمیم را رسمی و قابل استناد می‌کند.
در اختلاف کاری، بازرسی، تسویه یا ارزیابی، آنچه نوشته و امضا شده است داوری می‌کند. فرم استاندارد همچنین داده را یکدست می‌کند تا بعدها بتوان از آن گزارش و شاخص ساخت.
اول ببینید فرم در کدام گام فرایند پر می‌شود و چه تصمیمی را تغذیه می‌کند. هر فیلدی که در هیچ تصمیمی به کار نمی‌آید، حذف کنید. سپس کد، نسخه و مالک سند را ثبت و سالی یک بار بازبینی کنید.
- کد و نسخههر سند کد یکتا، شماره نسخه و تاریخ بازنگری دارد تا نسخه‌های قدیمی دست‌به‌دست نشوند.
- کمینه دادهفقط داده‌ای را بخواهید که برای تصمیم یا الزام قانونی لازم است؛ داده اضافه، ریسک اضافه است.
- یک تأییدکنندهبرای هر تصمیم یک امضای اصلی؛ امضاهای زنجیره‌ای مسئولیت را پخش می‌کنند.
- زبان روشنبرچسب فیلد را طوری بنویسید که کارمند تازه‌وارد بدون پرسیدن پر کند.
- گزینه به‌جای متنهر جا پاسخ‌ها محدودند، گزینه بگذارید؛ داده یکدست و قابل شمارش می‌شود.
- محرمانگیفرم‌های انضباطی، سلامت و حقوق را در پرونده محرمانه و با دسترسی محدود نگه دارید.
- یک منبع دادهاگر سامانه دارید، فرم را دیجیتال کنید تا داده دو بار وارد نشود.
- بازبینی سالانهقانون، ساختار و ابزار عوض می‌شوند؛ فرم سال‌ها پیش نوشته‌شده، فرایند امروز را نمایندگی نمی‌کند.
درباره بانک فرم‌ها
استفاده از این فرم‌ها برای سازمان من آزاد است؟
بله. فرم‌ها را پر کنید، با سربرگ خودتان چاپ کنید یا نسخه Word و Excel را بگیرید و مطابق نیاز سازمانتان تغییر دهید.
فایل‌های PDF، Word و Excel چه فرقی دارند؟
PDF برای چاپ و پر کردن با دست آماده است. Word و Excel قابل ویرایش‌اند تا سند را با آیین‌نامه‌های سازمانتان هماهنگ کنید؛ قلم وزیرمتن داخل فایل Word جاسازی شده و روی هر رایانه همین شکل را دارد. «چاپ با مقادیر من» همان برگه را با سربرگ سازمان شما و مقادیری که روی صفحه پر کرده‌اید می‌سازد.
داده‌هایی که در فرم می‌نویسم به سایت فرستاده می‌شود؟
خیر. هر چه در فرم‌ها می‌نویسید و سربرگ و لوگوی شما فقط در مرورگر خودتان می‌ماند تا اگر صفحه را بستید، کارتان از دست نرود. با دکمه «پاک کردن» هر فرم خالی می‌شود.
فرم‌ها با قانون کار هماهنگ‌اند؟
فرم‌ها بر پایه الزامات رایج قانون کار و تأمین اجتماعی طراحی شده‌اند و هر جا ماده‌ای مرتبط است، کنار سند آمده است. مقررات و مصوبات سالانه تغییر می‌کنند؛ پیش از به‌کارگیری قراردادها و نامه‌های حقوقی، آن‌ها را با آیین‌نامه‌های سازمان و مشاور حقوقی خود تطبیق دهید.
فرق فرم، چک‌لیست، نامه و جدول چیست؟
فرم داده می‌گیرد، چک‌لیست جلوی جاافتادن گام‌ها را می‌گیرد، نامه و قرارداد تصمیم را رسمی می‌کند و جدول و برنامه، داده‌های چندردیفی را سامان می‌دهد؛ مثل برنامه آموزشی، جدول جانشینی یا فیش حقوق.
این فرم‌ها به کدام فرایند مربوط‌اند؟
کنار هر سند، فرایند مربوط در «فرایندنامه منابع انسانی» آمده است؛ آنجا گام‌ها، مسئولان، شاخص‌ها و خط‌مشی‌های همان کار را می‌بینید.
از فرم کاغذی تا فرایند دیجیتال
فرم‌ها و فرایندهای سازمان شما را بازطراحی، مستند و روی سامانه پیاده می‌کنیم؛ با کد، نسخه، مالک و شاخص برای هر کدام.