دکتر علیرضا آگاهی
فهرست مطالب این مقاله
- ۱.رویکرد، فرایند، فعالیت و سند را از هم جدا کنید
- ۲.پیش از نوشتن، انتظار زیرمعیار را روشن کنید
- ۳.راهبرد را به شکل انتخاب مدیریتی بنویسید
- ۴.منطق انتخاب رویکرد را توضیح دهید
- ۵.اجرای فرایند را با مسئولیت و دامنه روشن شرح دهید
- ۶.همسویی را با ارتباط مشخص نشان دهید
- ۷.بازنگری را به یک تغییر قابل ردیابی متصل کنید
- ۸.از متن کلی به پاسخ قابل تکمیل برسید
- عبارت کلی
- ساختار دقیق‌تر برای تکمیل با اطلاعات سازمان
- ۹.شواهد را به ادعای مشخص متصل کنید
- ۱۰.متن را برای خواننده‌ای خارج از سازمان بازبینی کنید
- چک‌لیست بازبینی پاسخ
- ۱۱.نگاه مشاوره‌ای خانه منابع انسانی
«نظام جامع مدیریت عملکرد در سازمان مستقر شده و به صورت مستمر بهبود می‌یابد.» این جمله رسمی و آشناست، اما برای ارزیاب پرسش‌های زیادی باقی می‌گذارد: چرا این نظام انتخاب شده، چه کسانی را پوشش میدهد، مدیران چگونه از آن استفاده می‌کنند و کدام تغییر بر اساس بازخورد اجرا انجام شده است؟
نوشتن راهبردها و فرایندها در اظهارنامه مدل انجمن یعنی پاسخ‌دادن به همین پرسش‌ها. هدف، تولید متن پرحجم یا استفاده بیشتر از واژه‌های تخصصی نیست؛ باید روش مدیریت سازمان را به شکلی روشن توضیح داد که ادعاهای آن قابل بررسی باشد.
نویسنده اظهارنامه باید بتواند میان چهار موضوع تفاوت بگذارد: تصمیم سازمان درباره روش انجام کار، سازوکار اجرای آن، شواهد اجرای واقعی و یادگیری حاصل از بررسی عملکرد. هر جا این موضوعات در یک عبارت کلی ادغام شوند، بخشی از واقعیت سازمان برای خواننده مبهم می‌ماند.
رویکرد، فرایند، فعالیت و سند را از هم جدا کنید
رویکرد (Approach)، منطق و شیوه انتخاب‌شده برای پاسخ به یک نیاز است. فرایند (Process)، فعالیت‌های مرتبطی است که ورودی‌ها را به خروجی مشخص تبدیل می‌کند. فعالیت، یک کار درون این مجموعه است و سند می‌تواند روش انجام کار یا سابقه اجرای آن را ثبت کند.
برای مثال، «توسعه مدیران از طریق تجربه‌های کاری همراه با بازخورد» یک جهت‌گیری در انتخاب روش توسعه است. شناسایی نیاز، انتخاب تجربه، تعیین حمایت و بررسی پیشرفت، می‌تواند بخشی از فرایند اجرای آن باشد. برگزاری جلسه بازخورد یک فعالیت است و گزارش جلسه، یکی از شواهد احتمالی اجراست.
اگر در اظهارنامه فقط نام گزارش‌ها را بنویسیم، رویکرد و فرایند هنوز توضیح داده نشده‌اند. اگر فقط فلسفه انتخاب روش را شرح دهیم، اجرای آن نامعلوم می‌ماند.
تعریفپاسخ قابل ارزیابی، توضیحی است که خواننده بتواند از روی آن موضوع، منطق، دامنه اجرا و پشتوانه ادعا را بشناسد و برای بررسی جزئیات به شواهد مشخص رجوع کند.
۱. پیش از نوشتن، انتظار زیرمعیار را روشن کنید
اولین پرسش این نیست که «برای این بخش چه فایل‌هایی داریم؟» ابتدا باید بدانیم زیرمعیار درباره چه موضوعی صحبت می‌کند و کدام توضیح سازمان به آن مربوط است.
متن زیرمعیار را بخوانید و برای استفاده داخلی، انتظار آن را به چند پرسش روشن تبدیل کنید. سپس مشخص کنید پاسخ اصلی کجا قرار می‌گیرد و کدام بخش‌ها فقط به آن ارجاع می‌دهند.
- موضوع اصلی زیرمعیار چیست؟
- چه تصمیم‌ها و سازوکارهایی باید توضیح داده شوند؟
- کدام واحدها یا گروه‌های کارکنان با موضوع ارتباط دارند؟
- چه شواهدی می‌توانند ادعاهای اصلی را پشتیبانی کنند؟
- نتایج مرتبط در کدام بخش اظهارنامه ارائه می‌شوند؟
نباید همه فعالیت‌های یک واحد را زیر هر عنوان مرتبط تکرار کرد. پاسخ باید به اندازه‌ای متمرکز باشد که خواننده بفهمد این توضیح، دقیقاً کدام انتظار را پوشش میدهد.
۲. راهبرد را به شکل انتخاب مدیریتی بنویسید
عبارت «توسعه سرمایه انسانی» به‌تنهایی مشخص نمی‌کند سازمان چه انتخابی انجام داده است. برای توضیح راهبرد، باید مسئله کسب‌وکار، نیاز مرتبط با افراد و جهت تصمیم سازمان روشن باشد.
برای مثال، در مواجهه با کمبود مهارت‌های تخصصی، سازمان ممکن است ترکیبی از توسعه داخلی، جذب بیرونی و همکاری تخصصی را انتخاب کند. متن اظهارنامه باید توضیح دهد این ترکیب چگونه و بر اساس چه اطلاعاتی تعیین شده است؛ نه اینکه صرفاً فهرست برنامه‌های آموزش و استخدام را ارائه کند.
برای نگارش بخش راهبرد، این زنجیره را دنبال کنید:
- زمینه تصمیم: چه تغییر، نیاز یا مسئله‌ای مورد توجه بوده است؟
- تحلیل: چه اطلاعاتی درباره وضعیت فعلی و نیاز آینده بررسی شده است؟
- انتخاب: سازمان چه جهت‌گیری مشخصی را برگزیده است؟
- ترجمه به اجرا: این انتخاب در کدام فرایندها و تصمیم‌ها اثر گذاشته است؟
- بازنگری: چه اطلاعاتی می‌تواند موجب اصلاح آن شود؟
لازم نیست جزئیات محرمانه رقابتی را بدون ضرورت وارد متن کنید؛ اما ارتباط میان مسئله سازمان و انتخاب منابع انسانی نباید به چند عبارت عمومی محدود شود.
۳. منطق انتخاب رویکرد را توضیح دهید
نوشتن اینکه «از یک روش معتبر استفاده می‌کنیم» کافی نیست. باید روشن شود این روش با شرایط سازمان چه تناسبی دارد. اندازه سازمان، نوع مشاغل، پراکندگی جغرافیایی و قابلیت مدیران می‌تواند بر انتخاب و طراحی روش اثر بگذارد.
برای نمونه، اگر ارزیابی عملکرد با مشارکت چند ارزیاب انجام میشود، توضیح دهید چرا این روش برای نقش‌های مشمول مناسب تشخیص داده شده و چگونه از تکرار ارزیابی یا ابهام مسئولیت جلوگیری میشود.
همچنین، انتخاب یک روش لزوماً به معنی کنارگذاشتن همه روش‌های دیگر نیست. اگر سازمان برای گروه‌های شغلی مختلف، روش متفاوتی دارد، منطق این تفاوت را بیان کنید. یکسان‌نبودن روش‌ها، زمانی قابل دفاع است که با نیازها و دامنه مرتبط تناسب داشته باشد.
۴. اجرای فرایند را با مسئولیت و دامنه روشن شرح دهید
در شرح اجرا، از جمله‌های بی‌فاعل فاصله بگیرید. عبارت «نیازها بررسی و اقدامات لازم انجام میشود» معلوم نمی‌کند چه کسی تصمیم می‌گیرد و چه خروجی‌ای ایجاد میشود.
مالک فرایند (Process Owner)، نقش‌های مشارکت‌کننده، ورودی، خروجی و نقاط تصمیم مهم را مشخص کنید. همه جزئیات دستورالعمل لازم نیست در اظهارنامه تکرار شود، اما مسیر اصلی کار باید قابل فهم باشد.
| جزء توضیح | پرسش راهنما | شاهد احتمالی |
|---|---|---|
| شروع فرایند | چه رویداد یا اطلاعاتی کار را آغاز می‌کند؟ | درخواست، برنامه مصوب یا خروجی تحلیل نیاز |
| تصمیم و مسئولیت | چه کسی با چه اختیاری تصمیم می‌گیرد؟ | شرح مسئولیت و سابقه تصمیم |
| دامنه اجرا | روش برای چه گروه‌ها و واحدهایی اجرا میشود؟ | اطلاعات پوشش و نمونه‌های اجرا |
| خروجی | چه محصول یا تصمیمی تحویل میشود؟ | گزارش، برنامه یا خروجی تأییدشده |
| کنترل و اصلاح | کیفیت کار چگونه بررسی و اصلاح میشود؟ | تحلیل شاخص، بازخورد و سابقه تغییر |
شواهد جدول، نمونه‌اند؛ سازمان باید از مدارک متناسب با روش واقعی خود استفاده کند. تولید فرم تازه فقط برای پرکردن این جدول، ضرورتی ندارد.
۵. همسویی را با ارتباط مشخص نشان دهید
نوشتن «این فرایند با استراتژی سازمان همسو است» ادعایی است که باید توضیح داده شود. مشخص کنید کدام اولویت سازمان بر طراحی فرایند اثر گذاشته و این اثر در چه تصمیمی دیده میشود.
اگر سرعت توسعه محصول برای سازمان مهم است، ارتباط آن با تأمین مهارت، همکاری بین‌تیمی یا توسعه مدیران را نشان دهید. اگر مسئله اصلی، پایداری عملیات است، ممکن است تداوم مهارت‌های حیاتی و جانشین‌پروری نقش پررنگ‌تری داشته باشند.
رابطه فرایندها با یکدیگر را نیز روشن کنید. برای مثال، معیارهای جذب باید با الزامات شغل و انتظارات عملکرد سازگار باشند. روش تبدیل الزامات شغل به معیارهای قابل بررسی در مطلب از تحلیل شغل تا معیارهای مصاحبه توضیح داده شده است.
این ارتباط‌ها را فقط با ارجاع به نام سند نشان ندهید؛ خواننده باید بفهمد اطلاعات یک فرایند چگونه در تصمیم فرایند دیگر استفاده میشود.
۶. بازنگری را به یک تغییر قابل ردیابی متصل کنید
«فرایند به صورت سالانه بازنگری میشود» درباره زمان بررسی اطلاعاتی میدهد، اما هنوز نشان نمی‌دهد چه چیزی بررسی شده و چه نتیجه‌ای داشته است.
در صورت وجود شواهد، توضیح دهید چه مسئله‌ای مشاهده شد، چه تحلیلی انجام گرفت، چه تغییری تصویب شد و اجرای تغییر چگونه پیگیری شده است. اگر تغییر هنوز در حال اجراست، همین وضعیت را بیان کنید.
ممکن است بررسی به این نتیجه برسد که فعلاً تغییر لازم نیست. این وضعیت نیز باید بر پایه تحلیل قابل توضیح باشد. بازنگری معتبر الزاماً به معنی تغییر پیوسته فرم‌ها و دستورالعمل‌ها نیست.
نکتهمیان «انجام بازنگری»، «تصویب اصلاح» و «اثربخشی اصلاح» تفاوت بگذارید. صورت‌جلسه می‌تواند بررسی موضوع را نشان دهد؛ برای اثبات اثر تغییر، شواهد دیگری لازم است.
۷. از متن کلی به پاسخ قابل تکمیل برسید
نمونه زیر، ساختار نگارش است و باید فقط با اطلاعات تأییدشده سازمان تکمیل شود. هدف، نشان‌دادن نوع جزئیاتی است که یک ادعای عمومی را قابل بررسی می‌کند.
عبارت کلی
«نیازسنجی آموزشی به صورت جامع انجام شده و نتایج آن در برنامه آموزش استفاده میشود.»
ساختار دقیق‌تر برای تکمیل با اطلاعات سازمان
مثال«نیازهای توسعه برای [گروه‌های مشمول] با استفاده از [منابع اطلاعات] شناسایی می‌شوند. [نقش مسئول] نیازها را بر اساس [معیارهای اولویت‌بندی] بررسی می‌کند و خروجی پس از [روش تأیید] وارد برنامه میشود. اجرای این روش در [دامنه تأییدشده] مستند است. بررسی [منبع بازخورد] به [اصلاح انجام‌شده یا تصمیم مشخص] منجر شده و وضعیت آن در [شاهد مرتبط] قابل پیگیری است.»
اگر برای یکی از اجزای متن اطلاعات ندارید، آن را با عبارتی خوش‌بینانه جایگزین نکنید. پرسش باز را به مالک فرایند برگردانید یا دامنه ادعا را محدودتر بنویسید.
۸. شواهد را به ادعای مشخص متصل کنید
ارجاع کلی به یک پوشه بزرگ، کار بررسی را دشوار می‌کند. برای هر ادعای مهم مشخص کنید کدام سند یا داده، کدام بخش از آن را پشتیبانی می‌کند.
یک دستورالعمل ممکن است طراحی روش را نشان دهد، اما برای اثبات اجرا به سوابق مرتبط نیاز داشته باشید. یک گزارش شاخص نیز ممکن است نتیجه را نشان دهد، اما به‌تنهایی کیفیت همه مراحل فرایند را اثبات نکند.
در مخزن شواهد، نسخه و مالک سند روشن باشد. اگر روش تغییر کرده است، مشخص کنید متن درباره نسخه فعلی صحبت می‌کند یا درباره وضعیتی که نتایج دوره‌های گذشته بر اساس آن ایجاد شده‌اند.
۹. متن را برای خواننده‌ای خارج از سازمان بازبینی کنید
اصطلاحات داخلی ممکن است برای نویسندگان روشن باشند، اما برای ارزیاب چنین نباشند. نام کوتاه سامانه‌ها، عنوان کمیته‌ها و کد فرم‌ها را در اولین کاربرد توضیح دهید.
از افعال دقیق استفاده کنید: «تحلیل می‌کند»، «تأیید می‌کند»، «اجرا می‌کند» و «بازنگری می‌کند» معمولاً از عبارت «اقدامات لازم صورت می‌پذیرد» اطلاعات بیشتری منتقل می‌کنند.
همچنین، ترتیب زمانی را حفظ کنید. اگر اصلاحی امسال انجام شده، نباید نتیجه سه سال قبل به همان اصلاح نسبت داده شود. رابطه روش فعلی و سوابق گذشته را صریح بیان کنید.
چک‌لیست بازبینی پاسخ
- آیا پاسخ به موضوع همان زیرمعیار مربوط است؟
- آیا دلیل انتخاب روش روشن است؟
- آیا نقشها، دامنه و نحوه اجرا قابل فهم‌اند؟
- آیا هر ادعای مهم، پشتوانه متناسب دارد؟
- آیا برنامه آینده از اجرای فعلی جدا شده است؟
- آیا بازنگری به بررسی یا تصمیم قابل پیگیری متصل است؟
- آیا متن با داده‌های بخش نتایج سازگار است؟
- آیا عبارت‌های تکراری بدون از دست‌رفتن معنا حذف شده‌اند؟
نگاه مشاوره‌ای خانه منابع انسانی
ضعف نگارش گاهی نشانه یک ابهام مدیریتی است. اگر سازمان نمی‌تواند توضیح دهد چه کسی مالک فرایند است یا چرا یک روش انتخاب شده، مسئله فقط با ویرایش متن حل نمی‌شود.
در این موقعیت، پرسش را به تصمیم سازمانی تبدیل کنید: آیا مسئولیت باید روشن شود؟ آیا روش جاری با سند تفاوت دارد؟ آیا دامنه اجرا باید تعیین شود؟ اظهارنامه می‌تواند این ابهام‌ها را آشکار کند، اما نباید با جمله‌سازی روی آن‌ها را بپوشاند.
برای بازبینی محتوایی اظهارنامه و روشن‌کردن ارتباط راهبرد، فرایند و شواهد می‌توانید با خانه منابع انسانی گفت‌وگو کنید. هدف، متنی است که هم خوانا باشد و هم سازمان بتواند محتوای آن را نشان دهد.
پرسش‌های متداول
پاسخ کوتاه به ۵ پرسش درباره «نوشتن راهبردها و فرایندها در اظهارنامه مدل انجمن»
۱آیا نامبردن از نرمافزار، توضیح کافی برای یک فرایند است؟
خیر. باید روشن شود نرمافزار در کدام مرحله، توسط چه کسی و برای چه تصمیمی استفاده میشود. ابزار، جای توضیح منطق و روش مدیریت را نمیگیرد.
۲آیا همه جزئیات دستورالعمل باید در اظهارنامه تکرار شود؟
خیر. مسیر اصلی، نقشها، دامنه و کنترلهای مهم را توضیح دهید و برای جزئیات، ارجاع روشن ارائه کنید. متن باید بدون مراجعه دائمی به پیوستها قابل فهم باشد.
۳اگر یک اقدام به چند زیرمعیار مربوط باشد، چه کنیم؟
توضیح اصلی را در محل مناسب بیاورید و در بخشهای دیگر، ارتباط را با ارجاع مشخص نشان دهید. تکرار کامل متن، خطر ناسازگاری و اتلاف فضای مجاز را افزایش میدهد.
۴آیا هر بازنگری باید به تغییر روش منجر شود؟
خیر. ممکن است بررسی مستند، ادامه روش فعلی را توجیه کند. مهم این است که مبنای بررسی و تصمیم روشن باشد؛ نه اینکه صرفاً عنوان بازنگری در گزارش بیاید.
۵اگر متن دقیق، ضعف فرایند را آشکار کند چه کنیم؟
ضعف را به موضوع پیگیری تبدیل کنید. ادعا را متناسب با واقعیت بنویسید و برای اصلاح، مسئول و اقدام مشخص کنید. پوشاندن ابهام با ادبیات رسمی، قابلیت ارزیابی را کاهش میدهد.
خلاصهدر نگارش راهبردها و فرایندها، از مسئله و منطق انتخاب شروع کنید، اجرای واقعی را با مسئولیت و دامنه روشن توضیح دهید و ادعاها را به شواهد متصل کنید. نتیجه باید تصویری قابل بررسی از روش مدیریت سازمان باشد.
مراجع و منابع
- انجمن مدیریت منابع انسانی ایران. مدل تعالی منابع انسانی، ویرایش ۱۴۰۱. بخش معیارها و جدول منطق ارزیابی توانمندسازها، صفحه ۳۷.
- انجمن مدیریت منابع انسانی ایران. راهنمای متقاضیان هجدهمین دوره جایزه تعالی منابع انسانی، ۱۴۰۵. بخش معرفی مدل و مشخصات اظهارنامه.
در اتاق‌های جلسات و راهروهای سازمان‌ها، خیلی زود فهمیدم پیچیده‌ترین معادله مدیریت، ابزارها نیستند؛ خودِ انسان‌ها هستند. من به عنوان مشاور مدیریت منابع انسانی و راهبر «خانه منابع انسانی»، کارم ساختن پل میان دو چیز است: منطق بی‌رحم کسب‌وکار و دنیای واقعی آدم‌ها. در این مجله، تئوری‌های خاک‌گرفته را کنار می‌گذارم و از راه‌حل‌هایی می‌نویسم که در دنیای واقعی کار می‌کنند.
این چالش در سازمان شما هم هست؟
اگر می‌خواهید آنچه خواندید را در سازمان خود به کار بگیرید، درخواست‌تان را بفرستید تا هم‌تیمی‌های خانه منابع انسانی برای هماهنگی با شما تماس بگیرند.
- تشخیص دقیق مسئلهپیش از هر راه‌حلی، ریشه را پیدا می‌کنیم
- طراحی راه‌حل متناسبنه نسخه آماده؛ متناسب با فرهنگ و اندازه سازمان شما
- همراهی تا اجرااز طراحی تا استقرار و سنجش نتیجه
میزگرد حرفه‌ای خانه منابع انسانی
اگر نام نرم‌افزارها، کمیته‌ها و دستورالعمل‌ها را از اظهارنامه حذف کنیم، آیا هنوز می‌توان فهمید فرایندهای منابع انسانی سازمان چگونه کار می‌کنند؟