شرح شغلی که در کشو می‌ماند: کالبدشکافی شرح شغل بی‌اثر

از ده کارمند بپرسید آخرین بار کی شرح شغل خودشان را خوانده‌اند؛ بیشترشان یادشان نمی‌آید و چند نفر اصلاً نمی‌دانند چنین سندی دارند. شرح شغل در سازمان ما معمولاً در پوشه‌ای کنار مستندات ممیزی است: کامل، امضاشده و بی‌اثر. ما در تحریریه خانه منابع انسانی این سند را کالبدشکافی کرده‌ایم تا ببینیم چرا تقریباً هیچ تصمیمی بر پایه آن گرفته نمی‌شود.

نشانه‌ها

شرح شغل آخرین بار برای ممیزی گواهی‌نامه به‌روز شده است. فهرستی از فعل‌هاست: «پیگیری»، «هماهنگی»، «نظارت»، بی‌آنکه بگوید نتیجه کار چیست. بند آخرش «سایر امور محوله» است و همین بند، بیشترین بخش کار واقعی را پوشش می‌دهد. آگهی استخدام از آن رونویسی نمی‌شود، چون به درد آگهی نمی‌خورد. و فرم ارزیابی عملکرد هیچ ارتباطی با آن ندارد.

ریشه‌ها

مخاطب اشتباه. سند برای ممیز نوشته شده، نه برای کارمند و مدیرش؛ پس هدفش «وجود داشتن» است، نه «به کار آمدن». فعل به‌جای نتیجه. «پیگیری مطالبات» نمی‌گوید کار کی خوب انجام شده؛ «کاهش روزهای وصول مطالبات» می‌گوید. نویسنده تنها. واحد منابع انسانی آن را از روی یک نمونه آماده نوشته و نه صاحب شغل در نوشتنش بوده، نه مدیرش. سند ثابت، کار متحرک. نقش‌ها در یک سال چند بار تغییر می‌کنند و سند همان می‌ماند. فرار از تقسیم کار. «سایر امور محوله» جای گفت‌وگوی سخت درباره مرز وظایف را گرفته است.

پیامدها

وقتی شرح شغل مرده باشد، سه فرایند دیگر هم بی‌پایه می‌شوند. استخدام با معیاری مبهم انجام می‌شود و هر مصاحبه‌گر نامزد را با تصویر ذهنی خودش می‌سنجد. ارزیابی عملکرد به سلیقه مدیر واگذار می‌شود. و در اختلاف‌های روزمره، جمله «این کار من نیست» هیچ مرجعی برای داوری ندارد. ارزشیابی و طبقه‌بندی مشاغل هم وقتی روی این شالوده بنا شود، فقط عدد بی‌پشتوانه تولید می‌کند.

مدل محتوای شغل در پایگاه اطلاعات مشاغل آمریکا (O*NET) نمونه خوبی است از اینکه یک شغل را می‌شود از چند منظر توصیف کرد: کارها و فعالیت‌ها، زمینه کار، دانش و مهارت لازم. لازم نیست سازمان کوچک ما آن‌قدر مفصل باشد؛ کافی است از فهرست فعل‌ها فراتر برود.

از کجا شروع کنیم

برای هر جایگاه، به‌جای بیست فعل، سه تا پنج «نتیجه کلیدی» بنویسید: اگر این آدم کارش را عالی انجام دهد، دقیقاً چه چیزی در سازمان بهتر است؟ این نتیجه‌ها را در یک کارگاه یک‌ساعته با صاحب شغل و مدیرش بنویسید، نه پشت میز. و بازبینی‌اش را به گفت‌وگوی ارزیابی سالانه گره بزنید تا سند همراه کار جابه‌جا شود. برای الهام، شایستگی‌های هر نقش را در فهرست شایستگی‌ها و مشاغل هم‌خانواده را در اطلس مشاغل ببینید.