آموزش، یادگیری و مدیریت دانش در مدل ۳۴۰۰۰

در بررسی آموزش، یادگیری و مدیریت دانش در مدل ۳۴۰۰۰ باید زنجیره‌ای مشخص را دنبال کنیم: چه قابلیت یا دانشی لازم است، چه مداخله‌ای انتخاب شده، فرد چه چیزی آموخته و چگونه در کار استفاده می‌کند؟ سپس باید دید این شواهد به کدام تصمیم اصلاحی رسیده‌اند.

این فرایند به الزامات شغل، یافته‌های عملکرد و نیاز آینده به قابلیت‌ها متصل است.

جایگاه فرایند در منابع مدل

کاربرگ هفتم اظهارنامه سال ۱۴۰۰ به آموزش، یادگیری و مدیریت دانش مربوط است. این مقاله، راهنمای تحلیلی اجراست؛ تعداد ساعت، حدنصاب یا فرمول رسمی جدیدی برای مدل ارائه نمی‌کند.

راهنمای نیازهای یادگیری CIPD نیز شناخت قابلیت موردنیاز و فاصله موجود را مبنای بررسی می‌داند. در عمل، انتخاب دوره باید پس از روشن‌شدن مسئله انجام شود.

تعریفآموزش (Training) یکی از روش‌های کمک به یادگیری است. انتقال یادگیری (Learning Transfer) به کاربرد آموخته‌ها در کار مربوط می‌شود. مدیریت دانش نیز باید دسترسی و استفاده از دانش موردنیاز را تسهیل کند؛ صرف نگهداری فایل، همه این فعالیت‌ها را پوشش نمی‌دهد.

نیازسنجی را از فهرست درخواست دوره جدا کنیم

درخواست مدیر یا کارمند یک ورودی است، نه نتیجه نهایی نیازسنجی. ابتدا مشخص کنید چه کاری باید بهتر انجام شود و چه شواهدی از فاصله وجود دارد. سپس بپرسید آیا مسئله به دانش و مهارت مربوط است یا به ابزار، اختیار، روش و شرایط کار؟

برای نمونه، اگر یک سامانه کند است، آموزش سریع‌تر کارکردن لزوماً پاسخ اصلی نیست. اگر روش انجام کار تغییر کرده، ممکن است آموزش همراه با راهنمای کار و حمایت اجرایی لازم باشد.

برای هر نیاز منتخب، این اطلاعات را ثبت کنید:

• کار یا تصمیمی که باید بهتر انجام شود؛
• شواهد فاصله و گروه مخاطب؛
• قابلیت موردنیاز و سطح فعلی؛
• روش یادگیری متناسب؛
• فرصت تمرین و حمایت لازم؛
• شواهدی که پس از اجرا بررسی خواهند شد.

نکتهپیش از انتخاب مدرس، جمله «پس از این مداخله، فرد باید بتواند…» را کامل کنید. اگر پاسخ فقط «آشنا شود» است، مشخص کنید این آشنایی در کدام کار یا تصمیم قابل مشاهده خواهد بود.

چه روشی برای یادگیری مناسب است؟

دوره، تمرین، مشاهده کار، همراهی با فرد باتجربه، مطالعه راهنمای کار یا حل مسئله گروهی، کاربرد یکسان ندارند. انتخاب را با نوع قابلیت و فرصت اجرا هماهنگ کنید.

برای مهارتی که در تعامل شکل می‌گیرد، تمرین و بازخورد ممکن است لازم باشد. برای دانشی که هنگام کار باید سریع در دسترس باشد، راهنمای معتبر و قابل جست‌وجو می‌تواند بخشی از پاسخ باشد. روش‌ها می‌توانند ترکیب شوند، اما دلیل انتخاب باید روشن بماند.

ارزیابی را از چه منظری انجام دهیم؟

چارچوب چهار سطح کرک‌پاتریک، واکنش، یادگیری، رفتار و نتایج را از یکدیگر تفکیک می‌کند. این چارچوب تکمیلی است و نباید بدون ارجاع، همان منطق امتیازدهی مدل ۳۴۰۰۰ معرفی شود.

از رضایت بالا، به‌تنهایی یادگیری یا تغییر رفتار نتیجه نگیرید. همچنین مشاهده نتیجه بهتر، بدون بررسی سایر تغییرها، اثر مستقل آموزش را ثابت نمی‌کند. عمق ارزیابی را متناسب با اهمیت تصمیم و ماهیت مداخله انتخاب کنید.

معرفی عمومی ارزیابی یادگیری در CIPD نیز بر ارتباط ارزیابی با فاصله عملکرد و اهداف سازمان تأکید دارد.

هشدار«دوره برگزار شد»، «شرکت‌کننده راضی بود» و «فرد در کار از آموخته استفاده کرد» سه ادعای متفاوت‌اند. برای هرکدام باید شاهد متناسب ارائه شود.

انتقال یادگیری به چه پیگیری‌ای نیاز دارد؟

پیش از مداخله، با مدیر و فرد روشن کنید فرصت استفاده کجاست. پس از آن، نمونه اجرا، مانع‌ها و حمایت لازم را بررسی کنید. اگر فرد امکان استفاده از روش جدید را ندارد، صرف تکرار آموزش ممکن است مشکل را حل نکند.

زمان بررسی نیز باید با فرصت انجام کار هماهنگ باشد. برای همه مداخله‌ها یک موعد ثابت و یک فرم یکسان، الزاماً اطلاعات مفید تولید نمی‌کند.

مدیریت دانش؛ از نگهداری تا استفاده

معرفی انتقال دانش در APQC، حرکت هدفمند دانش از دارنده به فرد نیازمند را توضیح می‌دهد. روش انتقال می‌تواند مستند، گفت‌وگو، همراهی یا ترکیبی متناسب باشد.

برای شروع داخلی، یک دانش مهم انتخاب کنید: چه کسی آن را دارد، چه کسی نیاز دارد، چه زمانی لازم می‌شود و چگونه می‌توان کاربرد آن را بررسی کرد؟ این پرسش‌ها از ایجاد مخزن بزرگ و بدون استفاده جلوگیری می‌کنند.

برای هر محتوای منتخب، مسئول اعتبار، تاریخ بازبینی و حدود کاربرد را روشن کنید. تجربه یک پرونده نباید بدون بررسی زمینه، به دستورالعمل عمومی تبدیل شود.

مثالدر یک نمونه فرضی، یک کارشناس باتجربه می‌داند چه زمانی پرونده باید به متخصص دیگر ارجاع شود. ضبط توضیح او کافی نیست؛ باید معیارها روشن، با نمونه تمرین و در استفاده بعدی بررسی شوند.

پرونده پیشنهادی شواهد

• نیاز و شواهد فاصله؛
• دلیل انتخاب روش و مخاطب؛
• نمونه یادگیری یا تمرین؛
• توافق درباره کاربرد و حمایت مدیر؛
• نمونه استفاده و مانع‌های ثبت‌شده؛
• تصمیم اصلاح، تداوم یا توقف؛
• در مدیریت دانش، مسئول اعتبار و شواهد استفاده مجدد.

این فهرست پیشنهادی است. برای انطباق رسمی، نسخه معتبر معیارها باید جداگانه استفاده شود.

تجربه خانه منابع انسانی

این مثال با اطلاعات فرضی است.

یک شرکت ایرانی برای کاهش خطای پرونده‌ها دوره برگزار می‌کند. شرکت‌کنندگان راضی‌اند، اما در بررسی اجرا مشخص می‌شود فرم قبلی همچنان استفاده می‌شود و روش جدید در کار روزانه جای روش قدیمی را نگرفته است.

در رویکرد پیشنهادی خانه منابع انسانی، نیاز، راهنمای کار و فرصت استفاده هم‌زمان بررسی می‌شوند. مدیر، نمونه اجرا را مرور می‌کند و ابهام‌ها به اصلاح راهنما یا تمرین بعدی می‌رسند. نتیجه کار نیز با توجه به مجموع این تغییرها تحلیل می‌شود.

تجربهدر این مثال، مسئله با افزایش تعداد دوره‌ها روشن نمی‌شود. باید دید محیط اجرا چه چیزی را ممکن یا محدود کرده و کدام حمایت برای استفاده از آموخته لازم است.

شاخص‌های پیشنهادی برای پیگیری

• پوشش نیاز مستند: مداخله‌های نمونه دارای نیاز و معیار بررسی روشن، تقسیم بر کل مداخله‌های نمونه، ضرب در ۱۰۰.
• پوشش بررسی کاربرد: مواردی که موعد بررسی کاربرد آن‌ها رسیده و شاهد ثبت‌شده دارند، تقسیم بر کل موارد سررسیدشده، ضرب در ۱۰۰.
• استفاده مجدد قابل بررسی: موارد دانش منتخب دارای نمونه استفاده تأییدشده، تقسیم بر کل موارد منتخب بررسی‌شده، ضرب در ۱۰۰.

این شاخص‌ها پیشنهادی‌اند و حدنصاب رسمی ندارند. بازدید فایل یا تعداد ساعت، اطلاعات فعالیت فراهم می‌کند؛ برای بررسی کاربرد باید شاهد دیگری نیز داشت.

از کجا شروع کنیم؟

یک مسئله مهم و دامنه محدود انتخاب کنید. قابلیت موردنیاز را روشن، مداخله متناسب را اجرا و نمونه کاربرد را بررسی کنید. سپس درباره گسترش تصمیم بگیرید. برای مدیریت دانش نیز از دانش مهم و در معرض از‌دست‌رفتن آغاز کنید، نه از انتقال همه فایل‌ها به یک سامانه.

یافته‌ها باید به بازنگری روش برسند. این همان ارتباطی است که در نگاه سیستمی مدل ۳۴۰۰۰ اهمیت دارد.

پرسشاگر تعداد ساعت و رضایت‌نامه را از گزارش حذف کنیم، چه شواهدی از یادگیری و استفاده در کار باقی می‌ماند؟