دکتر علیرضا آگاهی
فهرست مطالب این مقاله
واحد جذب اعلام میکند زمان استخدام کاهش یافته است؛ واحد آموزش از تکمیل برنامه‌های معارفه خبر می‌دهد؛ مدیران عملیاتی هم می‌گویند نیروهای تازه‌وارد هنوز برای انجام مستقل کار آماده نیستند. هر واحد گزارش قابل دفاعی دارد، اما مسئله سازمان حل نشده است. این همان نقطه‌ای است که رویکرد سیستمی در منابع انسانی به کمک مدیر می‌آید: به‌جای بررسی جداگانه فعالیت‌ها، ارتباط میان آن‌ها و نتیجه‌ای را بررسی می‌کنیم که در کنار هم می‌سازند.
در مقاله تفاوت نظریه، مدل و چارچوب در منابع انسانی توضیح دادیم که هر ابزار مفهومی برای نوع مشخصی از پرسش مناسب است. نگاه سیستمی زمانی ارزشمند می‌شود که پاسخ مسئله در یک فرم، یک دوره آموزشی یا عملکرد یک واحد خلاصه نمی‌شود.
رویکرد سیستمی در منابع انسانی چیست؟
تعریفرویکرد سیستمی در منابع انسانی، مدیریت افراد را مجموعه‌ای از اجزای مرتبط می‌بیند که در تعامل با یکدیگر و با محیط سازمان، پیامدهای انسانی و سازمانی ایجاد می‌کنند.
در الگوی نظام باز، سازمان از محیط ورودی می‌گیرد، از طریق فعالیت‌های خود آن‌ها را به خروجی تبدیل میکند و از پیامدها بازخورد می‌گیرد. برای مدیریت افراد، این منطق به معنای توجه هم‌زمان به مهارت‌های در دسترس، منابع، شیوه انجام کار، سیاست‌های مدیریتی و نتایج حاصل است.
این نگاه، انسان را به قطعه‌ای مکانیکی تقلیل نمی‌دهد. کارکنان برداشت، اختیار و واکنش دارند؛ بنابراین یک سیاست واحد ممکن است در دو تیم تجربه متفاوتی ایجاد کند.
چه چیزهایی را باید کنار هم ببینیم؟
| بخش بررسی | پرسش مدیریتی | نمونه شواهد |
|---|---|---|
| ورودی‌ها | برای انجام کار چه قابلیت و منابعی داریم؟ | مهارت، زمان مدیر، بودجه و اطلاعات شغلی |
| فرایندها و روابط | تصمیم‌های جذب، آموزش، ارزیابی و پاداش چگونه به هم متصل‌اند؟ | معیارهای انتخاب، برنامه ورود و انتظارات عملکرد |
| خروجی‌های مستقیم | چه فعالیت یا محصولی تحویل داده شده است؟ | استخدام انجام‌شده یا برنامه آموزشی تکمیل‌شده |
| پیامدها | چه تغییری در تجربه کارکنان و کیفیت کار ایجاد شده است؟ | آمادگی انجام کار، کیفیت خدمت و فشار کاری |
| محیط و بازخورد | چه شرایطی نتیجه را تغییر می‌دهد و چه چیزی باید اصلاح شود؟ | بازار کار، فناوری، مقررات و بازخورد کارکنان |
تمایز میان خروجی و پیامد اهمیت عملی دارد. برگزاری دوره، خروجی فعالیت آموزشی است؛ توانایی استفاده از آموخته‌ها در کار، پیامدی است که باید جداگانه بررسی شود. همین تمایز در تعیین اهداف مدیریت منابع انسانی نیز به جلوگیری از هدف‌گذاری صرفاً فعالیت‌محور کمک میکند.
مثال کاربردی: استخدام سریع‌تر، آمادگی دیرتر
مثالدر یک شرکت خدماتی فرضی، زمان تکمیل استخدام کاهش یافته است؛ اما ورود هم‌زمان نیروهای جدید، ظرفیت سرپرستان برای آموزش حین کار را تحت فشار قرار می‌دهد. دسترسی‌های کاری دیر آماده می‌شوند و کارکنان تازه‌وارد برای پاسخ‌گویی به مشتری به همکاران باتجربه وابسته می‌مانند.
در این وضعیت، افزایش دوباره سرعت جذب ممکن است صف انتظار آموزش و پشتیبانی را طولانی‌تر کند. پیش از تغییر شاخص جذب، باید بررسی کرد محدودیت اصلی کجاست: کیفیت انتخاب، ظرفیت سرپرست، آماده‌سازی ابزارها یا طراحی وظایف اولیه؟
یک اقدام پیشنهادی، هماهنگ‌کردن برنامه ورود کارکنان با ظرفیت واقعی آموزش و آماده‌سازی کار است. شاخص مکمل نیز میتواند «زمان رسیدن به معیار توافق‌شده آمادگی شغلی» باشد؛ مشروط بر اینکه معیار آمادگی برای هر نقش روشن، منصفانه و قابل مشاهده تعریف شود.
از کجا شروع کنیم؟
- مسئله را به زبان نتیجه بنویسید: برای مثال، «نیروهای تازه‌وارد در زمان مورد انتظار آماده انجام مستقل کار نمی‌شوند».
- مرز بررسی را مشخص کنید: از تأیید نیاز استخدام تا رسیدن به آمادگی شغلی؛ نه تمام مسائل سازمان.
- نقاط تحویل میان واحدها را ترسیم کنید: چه کسی، چه چیزی را، در چه زمانی به نفر بعد تحویل می‌دهد؟
- شواهد چندطرفه جمع کنید: گزارش سامانه، مشاهده کار و گفت‌وگو با تازه‌وارد و سرپرست را کنار هم بگذارید.
- یک تغییر محدود را بیازمایید: نتیجه و آثار جانبی آن را پیش از گسترش بررسی کنید.
برای چنین کاری، مسئولیت‌ها باید مشترک و روشن باشند. همان‌طور که در مسئولیت مشترک مدیریت افراد توضیح داده شده، منابع انسانی به‌تنهایی مالک تمام شرایطی نیست که تجربه و عملکرد کارکنان را شکل می‌دهد.
هشدارگفتن اینکه «همه‌چیز به همه‌چیز مرتبط است» تشخیص مدیریتی محسوب نمی‌شود. رابطه‌های مهم، ترتیب زمانی و توضیح‌های جایگزین را مشخص کنید؛ وجود ارتباط به‌تنهایی علت را اثبات نمی‌کند.
خلاصه
رویکرد سیستمی، توجه مدیر را از عملکرد جداگانه واحدها به کیفیت ارتباط میان تصمیمها و پیامدهای مشترک منتقل میکند. نقطه شروع، ترسیم تمام سازمان نیست؛ انتخاب یک مسئله روشن، تعیین مرز بررسی و آزمودن رابطه‌هایی است که احتمالاً در ایجاد آن نقش دارند.
پرسش‌های متداول
پاسخ کوتاه به ۳ پرسش درباره «رویکرد سیستمی در منابع انسانی؛ ارتباط اجزا و محیط»
۱آیا رویکرد سیستمی همان استفاده از نرمافزار منابع انسانی است؟
خیر. نرمافزار میتواند اطلاعات را متصل کند، اما نگاه سیستمی به نحوه تعریف مسئله، ارتباط تصمیمها و ارزیابی پیامدها مربوط است. یک سامانه یکپارچه نیز ممکن است فرایندهای ناسازگار را اجرا کند.
۲آیا این رویکرد فقط برای سازمانهای بزرگ مناسب است؟
خیر. در یک کسبوکار کوچک هم تغییر شیفت، استخدام یا پاداش میتواند بر چند بخش اثر بگذارد. ابزار بررسی باید متناسب با اندازه و پیچیدگی مسئله انتخاب شود.
۳تفاوت نگاه سیستمی با بررسی علت ریشهای چیست؟
این دو میتوانند مکمل باشند. بررسی علت ریشهای به تشخیص عوامل ایجادکننده مسئله کمک میکند؛ نگاه سیستمی توجه را به روابط متقابل، بازخوردها، تأخیرها و آثار جانبی تصمیم نیز جلب میکند.
مراجع و منابع
- Bright, D. S., & Cortes, A. H. (2019). Principles of Management. OpenStax. Section 4.4: The Internal Organization and External Environments.
در اتاق‌های جلسات و راهروهای سازمان‌ها، خیلی زود فهمیدم پیچیده‌ترین معادله مدیریت، ابزارها نیستند؛ خودِ انسان‌ها هستند. من به عنوان مشاور مدیریت منابع انسانی و راهبر «خانه منابع انسانی»، کارم ساختن پل میان دو چیز است: منطق بی‌رحم کسبوکار و دنیای واقعی آدم‌ها. در این مجله، تئوری‌های خاک‌گرفته را کنار می‌گذارم و از راه‌حل‌هایی می‌نویسم که در دنیای واقعی کار می‌کنند.
این چالش در سازمان شما هم هست؟
اگر می‌خواهید آنچه خواندید را در سازمان خود به کار بگیرید، درخواست‌تان را بفرستید تا هم‌تیمی‌های خانه منابع انسانی برای هماهنگی با شما تماس بگیرند.
- تشخیص دقیق مسئلهپیش از هر راه‌حلی، ریشه را پیدا می‌کنیم
- طراحی راه‌حل متناسبنه نسخه آماده؛ متناسب با فرهنگ و اندازه سازمان شما
- همراهی تا اجرااز طراحی تا استقرار و سنجش نتیجه
میزگرد حرفه‌ای خانه منابع انسانی
کدام شاخص منابع انسانی در سازمان شما بهتر شده، اما مسئله اصلی کسبوکار همچنان باقی مانده است؟