شکایت کارمند از همکار ارشد: رسیدگی منصفانه وقتی شاهدی نیست

جمله «حرف در برابر حرف است، ولش کنید» شاید ساده‌ترین راه باشد، اما پیامی که به همه کارکنان می‌دهد روشن است: اگر در خلوت آزار ببینید، کاری از دست کسی برنمی‌آید. شکایت کارمند بدون شاهد هم قابل رسیدگی است؛ فقط باید روش رسیدگی دقیق‌تر باشد. هدف شما اثبات جرم نیست، روشن کردن واقعیت تا حد ممکن و تصمیم منصفانه بر پایه آن است.

گام اول: دریافت و محافظت

دریافت شکایت را کتبی و سریع اعلام کنید و بگویید چه زمانی و چطور رسیدگی می‌شود. سپس به خطر فوری فکر کنید. در ماجرای شما تهدید مشخصی گفته شده است: «کاری می‌کنم تمدید نشوی.» پس تا پایان رسیدگی، فرد ارشد نباید در هیچ تصمیمی درباره تمدید قرارداد یا ارزیابی شاکی نقش داشته باشد. اگر جداسازی کاری لازم است، شاکی را جابه‌جا نکنید؛ جابه‌جایی کسی که شکایت کرده، حتی با نیت خیر، شبیه تنبیه به نظر می‌رسد و دیگران را از شکایت بازمی‌دارد.

گام دوم: انتخاب بررسی‌کننده

مدیر واحد پیش از شنیدن ماجرا قضاوت کرده است، پس بررسی‌کننده نیست. کسی را انتخاب کنید که با هیچ‌یک از دو طرف رابطه نزدیک یا تعارض منافع ندارد؛ از منابع انسانی یا در سازمان‌های کوچک یک فرد بیرونی معتمد. اگر می‌شود، بررسی‌کننده و تصمیم‌گیرنده نهایی دو نفر باشند. راهنمای سازمان مشاوره و داوری بریتانیا (Acas) هم هدف رسیدگی را روشن کردن این می‌داند که آیا موضوعی برای پاسخ‌گویی وجود دارد و کمک به کارفرما برای تصمیم درباره گام بعد.

گام سوم: گفت‌وگوها

• با شاکی: زمان، مکان و جمله‌ها را تا حد ممکن دقیق بپرسید. آیا همان روز به کسی گفت؟ پیامی فرستاد؟ یادداشتی نوشت؟
• با فرد ارشد: اتهام‌ها را مشخص و یک‌به‌یک مطرح کنید، نه کلی. حق دارد پاسخ دهد و روایت خودش را بگوید.
• با شاهدان غیرمستقیم: کسی ماجرا را ندیده، اما شاید کسی شاکی را بلافاصله پس از آن جلسه پریشان دیده یا شنیده که درباره‌اش حرف زده است.

گام چهارم: سنجش روایت‌ها

وقتی شاهد مستقیم نیست، سؤال این است که کدام روایت با شواهد پیرامونی سازگارتر است. چند نشانه را کنار هم بگذارید: جزئیات و ثبات روایت در چند بار گفتن، گزارش هم‌زمان به دیگران یا پیام‌های همان روز، الگوهای قبلی مثل شکایت‌های پیشین یا دلیل رفتن کارکنان سابق، و انگیزه‌های احتمالی هر دو طرف. هیچ‌کدام به‌تنهایی کافی نیست؛ با هم تصویر می‌سازند.

گام پنجم: نتیجه و اقدام

نتیجه را در یکی از سه دسته بنویسید: تأییدشده، تأییدنشده، یا بی‌پایه. «تأییدنشده» یعنی شواهد کافی نبود، نه اینکه شاکی دروغ گفته است. حتی در این حالت هم کارهایی ممکن است: تصمیم تمدید شاکی را به مدیر دیگری بسپارید، انتظارات رفتاری را برای هر دو طرف مکتوب کنید و چند هفته بعد پیگیری کنید. اگر تأیید شد، اقدام انضباطی را طبق آیین‌نامه انضباطی کارگاه و با همان دقتی که رسیدگی شد انجام دهید.

گام ششم: محرمانگی و پرونده

همه گفت‌وگوها را با تاریخ ثبت کنید و اطلاعات را فقط با کسانی که لازم است در میان بگذارید. به همه طرف‌ها بگویید هر گونه تلافی علیه شاکی یا شاهدان خودش تخلف جداگانه است.

و در پایان، از این ماجرا برای نظام استفاده کنید: اگر سازمان شما روش مکتوب رسیدگی به شکایت ندارد، حالا وقت نوشتن آن است. برای کمک در طراحی آن می‌توانید از عیب‌یابی رایگان منابع انسانی شروع کنید.