هر چیزی که در میانه سال و بی‌توضیح اضافه شود، در ذهن کارکنان معنای خودش را پیدا می‌کند و در شرایط اقتصادی امروز، آن معنا معمولاً «تعدیل» است. پس نخستین تصمیم شما درباره ارزیابی نیمه سال فنی نیست، ارتباطی است: باید پیش از هر فرمی بگویید این گفت‌وگو برای چیست و برای چه نیست. اگر این را درست بگویید، نیمی از مقاومت مدیران و ترس کارکنان از بین می‌رود.
یک جمله هدف، دو جمله «نیست»
پیشنهاد ما این است که در اطلاعیه، همین سه جمله را بنویسید: هدف این گفت‌وگو اصلاح مسیر شش ماه دوم است. این گفت‌وگو نمره ندارد و به حقوق و پاداش وصل نیست. نتیجه آن برای تصمیم‌های تعدیل استفاده نمی‌شود. جمله سوم را فقط اگر واقعاً درست است بنویسید؛ وعده‌ای که بعد زیر پا برود، ارزیابی‌های سال‌های بعد را هم بی‌اعتبار می‌کند.
دستور جلسه سی‌دقیقه‌ای
به‌جای فرم چندصفحه‌ای، به مدیران یک دستور جلسه چهاربخشی بدهید و همان را چند روز پیش‌تر برای کارمند هم بفرستید تا هر دو آماده بیایند:
- هدف‌ها هنوز درست‌اند؟ (ده دقیقه) در شش ماه، بازار، قیمت‌ها و اولویت‌ها جابه‌جا شده است. بپرسید کدام هدف هنوز مهم است، کدام باید تغییر کند و کدام را باید کنار گذاشت. نیمه سال بهترین فرصت برای کنار گذاشتن هدف‌هایی است که دیگر معنا ندارند.
- چه چیزی جلوی کار را گرفته؟ (ده دقیقه) پرسش اصلی مدیر این است: «من چه کاری باید بکنم یا نکنم تا کارت راحت‌تر شود؟» این بخش گفت‌وگو را از بازجویی به همکاری تبدیل می‌کند.
- یک چیز برای رشد (پنج دقیقه) فقط یک مهارت یا تجربه برای شش ماه دوم، نه فهرست آرزوها.
- هشدار زودهنگام (پنج دقیقه) اگر نگرانی جدی درباره عملکرد هست، همین حالا و صریح گفته شود. قاعده ساده است: هیچ‌کس نباید در اسفند چیزی بشنود که در مهر نشنیده بود.
خروجی: نیم صفحه، نه فرم
خروجی هر گفت‌وگو سه خط کافی است: هدف‌های به‌روزشده، کمکی که مدیر قول داده و یک اقدام رشد. اگر هشداری داده شده، یک خط چهارم. این یادداشت را مدیر بنویسد و کارمند تأیید کند تا برداشت دو طرف یکی شود.
مدیران را آماده کنید، نه فقط مطلع
یک جلسه یک‌ساعته برای مدیران بگذارید و دو چیز تمرین کنید: پرسیدن پرسش دوم بدون حالت دفاعی، و گفتن هشدار زودهنگام بدون کلی‌گویی. از هر مدیر بخواهید پیش از هر گفت‌وگو دو نمونه مشخص از کار شش ماه گذشته کارمند یادداشت کند؛ گفت‌وگوی بدون نمونه، به تعارف یا گلایه کلی می‌رسد.
نقش منابع انسانی
شما جمع‌کننده فرم نیستید. سه کار دارید: مهلت روشن بدهید، مثلاً تا پایان آبان؛ درصد گفت‌وگوهای انجام‌شده را پیگیری کنید؛ و از چند یادداشت نمونه بخوانید تا ببینید کیفیت گفت‌وگو چطور است. اگر در یک واحد همه یادداشت‌ها یک‌شکل و کلی است، آن مدیر به کمک نیاز دارد، نه به تذکر.
چرا ارزشش را دارد
ارزیابی پایان سال وقتی منصفانه به نظر می‌رسد که غافلگیری نداشته باشد. گفت‌وگوی مهر، اسفند شما را ساده‌تر می‌کند: هدف‌ها واقعی‌ترند، هشدارها از پیش داده شده‌اند و مدیر و کارمند دست‌کم یک بار درباره موانع کار حرف زده‌اند. اگر می‌خواهید ببینید نظام عملکرد شما در کل چه وضعی دارد، چکاپ منابع انسانی نقطه شروع خوبی است.
گفت‌وگو
در شرکت ما ارزیابی رسمی فقط در اسفند انجام می‌شود و امسال مدیرعامل خواسته در مهر یک «ارزیابی نیمه سال» هم داشته باشیم. مدیران از همین حالا گله دارند که یک فرم دیگر اضافه شده و بین کارکنان هم این حرف پیچیده که قرار است تعدیل نیرو شود. طراحی‌اش با من است. چطور برگزارش کنم که نه فرم‌پرکنی باشد، نه ترس بسازد؟
نخستین دیدگاه را شما بنویسید